Als je op kantoor de telefoon beantwoordt, wil je uiteraard professioneel overkomen. Ook in het Nederlands. Hier 30 handige sleutelzinnen uit de praktijk die je daarbij helpen.
De telefoon beantwoorden
Twee voorbeelden.
- Hallo/Goedemorgen/Goedemiddag. [Jouw naam] van [jouw bedrijf]. Kan ik u helpen?
Bijvoorbeeld. Je heet Liesbeth en je werkt bij ElaN Languages. Dan klinkt je openingszinnetje als volgt:
Goedemorgen! Liesbeth van ElaN Languages. Kan ik u helpen?
De beller weet meteen wie je bent en krijgt de gelegenheid om uit te leggen waarom hij of zij belt.
- [Jouw naam] van [naam bedrijf].
Deze is iets bondiger: Liesbeth van ElaN Languages.
Of nog korter: “Hallo met Liesbeth.”
Een telefoontje plegen
Soms ben jij de persoon die het telefoongesprek begint. Met een van deze uitdrukkingen kun je je gesprekspartner begroeten.
- Hallo, u spreekt met [jouw naam] van [naam bedrijf].
Bijvoorbeeld, je bent Sarah Vanderpoorten en je werkt voor Secretary Plus. Dan zeg je:
“Hallo, u spreekt met Sarah van Secretary Plus.”
Je kunt ook je achternaam toevoegen als je weet dat de gesprekspartner jou niet goed kent.
4. Hallo, u spreekt met [jouw naam] van [naam bedrijf]. Spreek ik met [naam van de persoon die je belt]?
Naar iemand vragen
Het is belangrijk om de juiste persoon aan de lijn te krijgen. Dit zijn nuttige opties.
- Kan ik alstublieft spreken met [naam persoon]?
Deze eerste zin is een vraag en iets formeler dan de tweede optie.
Kan ik alstublieft spreken met mijnheer Vandooren?
- Ik zou graag [naam persoon] willen spreken.
Bijvoorbeeld: “Ik zou graag mijnheer Willems willen spreken.”
Deze kun je gebruiken als je er vrijwel zeker van bent dat de persoon met jou wil praten.
Zeggen waarom je belt
Bij het begin van het telefoongesprek leg je het best even uit waarom je belt. Zo kun je meteen ter zake komen met je gesprekspartner.
- Ik bel u om te vragen/het te hebben over …
Ik bel u om te vragen/het te hebben over de korting die u geeft op uw nieuwe producten.
- Ik wilde gewoon vragen …
Ik wilde gewoon vragen of u meer artikels nodig hebt voor het magazine van volgende maand.
- Kunt u me zeggen …?
Kunt u me zeggen wanneer uw netwerkevent plaatsvindt?
Boodschappen aannemen
Wil een beller iemand spreken die er niet is? Dan neem je het best een boodschap aan. Dit kan als volgt:
- Sorry, hij, zij is er niet vandaag. Kan ik een boodschap aannemen?
- Hij/zij is momenteel niet bereikbaar. Kan ik een boodschap aannemen?
Hiermee weet de beller nog niet waarom hij/zij onbereikbaar is. Wil je deze info kwijt, dan kun je het volgende zeggen:
Ze zit vandaag tot 4 uur in de namiddag in een vergadering. Kan ik een boodschap aannemen?
- Met wie spreek ik alstublieft?
Deze zin kun je gebruiken als je beleefd wilt te weten komen wie je aan de lijn hebt.
- Ik geef hem/haar uw boodschap door zodra hij/zij terug is.
Nadat je de boodschap van de beller hebt genoteerd, kun je deze zin zeggen.
Berichten achterlaten
Bel jij iemand en is die persoon niet bereikbaar? Dan kun je op jouw beurt een boodschap achterlaten. Enkele nuttige zinnen.
- Kunt u alstublieft deze boodschap doorgeven? Zeg hem/haar dat …
Kunt u alstublieft deze boodschap doorgeven? Zeg haar dat Marleen van de boekhouding gebeld heeft over de onkostennota van mijnheer Corleone.
- Ik wil graag een boodschap achterlaten. Laat u haar/hem alstublieft weten dat …
Ik wil graag een boodschap achterlaten. Zeg hem dat de lunchvergadering van morgen is afgelast.
Vragen wanneer iemand beschikbaar is
Als je geen bericht wilt achterlaten, vraag dan wanneer je het best terugbelt.
- Wanneer kan ik het best terugbellen?
- Wanneer is hij/zij terug op kantoor?
Om informatie vragen
Wees beleefd als je mensen om informatie vraagt. Dehulpwerkwoordenn ‘mogen en ‘kunnen’ en een vraag is daarbij aangewezen.
- Mag ik vragen voor welk bedrijf u werkt?
- Kunt u me alstublieft uw gsm-nummer geven?
Vraag je gesprekspartner om informatie te herhalen
Maak je geen zorgen als je je gesprekspartner niet hebt begrepen. Dat gebeurt ook bij native speakers! Vraag de persoon gewoon om de informatie te herhalen: “Excuseer, kunt u dat alstublieft herhalen?”
Als je namen moet noteren, vraag hem/haar om de woorden voor jou te spellen. Deze twee zinnen kun je daarvoor gebruiken.
- Kunt u dat voor me spellen alstublieft?
- Hoe spel ik dat alstublieft?
Het kan nooit kwaad om belangrijke informatie te dubbelchecken:
- Even kijken of ik het juist heb.
Even kijken of ik het juist heb. Uw naam is Michael Corleone, C-O-R-L-E-O-N-E, en uw telefoonnummer is 555-222-1111. Correct?
Verzoeken doen
Als je van je gesprekspartner iets gedaan wilt krijgen, is het zaak om beleefd te zijn. ‘Kunnen’ en ‘alstublieft’ zijn dan in het Nederlands de magische woorden.
- Kunt u me een e-mail sturen met een gedetailleerde offerte?
- Kunt u me alstublieft dat rapport nog eens opsturen?
Actie beloven
- Ik vraag hem u te bellen zodra hij terug is.
- Ik bezorg u zo snel mogelijk het rapport.
Het telefoongesprek afsluiten
Vergeet niet om je gesprekspartner te bedanken voor zijn of haar telefoontje of hulp. Dit kan op verschillende manieren.
- Hartelijk dank voor uw hulp.
- Dank je wel voor het gesprek.
Meer tips
