„Hallo, kann ich Ihnen helfen?“ Wenn Sie geschäftlich mit einem Deutschsprecher telefonieren, möchten Sie professionell wirken. Diese 30 handlichen Schlüsselsätze aus der Praxis werden Ihnen dabei helfen.

Sich am Telefon melden

Zwei nützliche Beispiele.

1. Hallo/Guten Morgen/Guten Abend. [Name des Unternehmens], [Ihr Vorname und Name] am Apparat. Wie kann ich Ihnen helfen?

Beispiel: Sie heißen Liesbeth Jonckers und arbeiten bei ElaN Languages. Dann wäre der erste Satz folgendermaßen:

Guten Morgen! ElaN Languages, Liesbeth Jonckers am Apparat. Wie kann ich Ihnen helfen?

Der Anrufer weiß sofort, wer Sie sind und kann nun erklären, warum er/sie anruft.

2. [Name des Unternehmens], [Ihr Vorname und Name] am Apparat.

Diese Variante ist kürzer: ElaN Languages, Liesbeth Jonckers am Apparat.

Oder noch kürzer: „[Ihr Name].“ oder „[Ihr Name] am Apparat.“

Jemanden anrufen

Manchmal werden Sie selbst die Person sein, die das Telefongespräch beginnt. Mit einem der folgenden Ausdrücke können Sie Ihren Gesprächspartner begrüßen.

3. Guten Tag, hier spricht [Ihr Vorname und Name] von [Ihr Unternehmen].

Beispiel: Sie sind Sarah Vanderpoorten und Sie arbeiten für Secretary Plus. Dann sagen Sie:

„Guten Tag, hier spricht Sarah Vanderpoorten von Secretary Plus.”

4. Hallo, hier spricht [Ihr Vorname und Name] von [Ihr Unternehmen].

Um ein Telefongespräch zu beginnen, können Sie auch sagen: Hallo, hier spricht Sarah Vanderpoorten von Secretary Plus.”

Sich nach jemandem erkundigen

Es ist wichtig, die richtige Person zu erreichen. Hier einige nützliche Beispiele.

5. Könnte ich bitte mit [Name der Person] sprechen?

Diese erste Option ist eine Frage und ein wenig formeller als der zweite Satz.

Beispiel: Könnte ich bitte mit Herrn Schmidt sprechen?

6. Ich würde gerne mit [Name der Person] sprechen, bitte.

Beispiel: „Ich würde gerne mit Herrn Schmidt sprechen, bitte.“

Diese Option können Sie verwenden, wenn Sie sicher sind, dass die Person mit Ihnen sprechen möchte.

Den Grund für Ihren Anruf nennen

Zu Beginn des Telefongesprächs erklären Sie am besten warum Sie anrufen. Dann können Sie mit Ihrem Gesprächspartner sofort zum Punkt kommen.

7. Ich rufe an, um mich zu erkundigen/zu besprechen/zu klären, …

Ich rufe an, um mich nach Ihrem aktuellen Angebot für Drucke zu erkundigen.

8. Ich würde gerne wissen…

Ich würde gerne wissen, ob Sie noch weitere Artikel für die Ausgabe des Magazins im nächsten Monat benötigen.

9. Könnten Sie mir sagen …?

Könnten Sie mir sagen, wo die Networking-Veranstaltung am Freitag stattfindet?

Nachrichten ausrichten

Ein Anrufer möchte mit jemanden sprechen, der nicht im Büro ist? Dann schreiben Sie sich die Nachricht am besten auf. Das können Sie folgendermaßen ausdrücken:

12. Tut mir leid, er/sie ist heute leider nicht im Büro. Kann ich etwas ausrichten?
13. Leider ist er/sie im Moment nicht verfügbar. Kann ich etwas ausrichten?

Damit weiß der Anrufer aber noch nicht, warum der gewünschte Gesprächspartner nicht verfügbar ist. Wenn Sie diese Information mitteilen möchten, können Sie sagen:

Leider ist sie bis 16 Uhr in einem Meeting. Kann ich etwas ausrichten?

14. Dürfte ich Ihren Namen erfahren?

Diesen Satz können Sie benutzen, wenn sie höflich nachfragen möchten, wer anruft.

15. Ich richte ihm/ihr die Nachricht aus, sobald er/sie zurück ist.

Nachdem Sie die Nachricht des Anrufers notiert haben, können Sie diesen Satz benutzen.

Nachrichten hinterlassen

Sie rufen jemanden an und die Person ist nicht erreichbar? Dann können Sie eine Nachricht hinterlassen. Hier einige nützliche Sätze.

16. Könnten Sie bitte eine Nachricht hinterlassen? Bitte richten Sie ihm/ihr aus, dass …

Könnten Sie bitte eine Nachricht hinterlassen? Bitte richten Sie ihr aus, dass Marleen von der Buchhaltung wegen Herrn Müllers Kostenabrechnung angerufen hat.

17. Ich würde ihm/ihr gerne eine Nachricht hinterlassen. Bitte richten Sie ihm/ihr aus, dass …

Ich würde ihm gerne eine Nachricht hinterlassen. Bitte richten Sie ihm aus, dass das Geschäftsmittagessen morgen ausfällt.

Fragen, wann jemand erreichbar ist

Wenn Sie keine Nachricht hinterlassen möchten, fragen Sie nach, wann Sie am besten zurückrufen können.

18. Wann wäre eine gute Zeit anzurufen?
19. Wann wird er/sie wieder im Büro sein?

Um Informationen bitten

Fragen Sie immer höflich nach Informationen. Die Hilfsverben „können“ und „dürfen“ sollten in Fragen benutzt werden.

20. Dürfte ich fragen, für welches Unternehmen Sie arbeiten?
21. Könnten Sie mir bitte Ihre Handynummer geben?

Ihren Gesprächspartner darum bitten, Informationen zu wiederholen

Es ist nicht schlimm, wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht verstanden haben. Das passiert auch Muttersprachlern! Bitten Sie die Person einfach, die Information zu wiederholen: „Entschuldigung, könnten Sie das wiederholen?“

Wenn Sie Namen notieren müssen, dann fragen Sie nach der Schreibweise. Dafür können Sie diese zwei Sätze benutzen.

22. Könnten Sie das bitte buchstabieren?
23. Wie wird das geschrieben?

Es schadet nie, wichtige Informationen noch einmal zu überprüfen:

24. Habe ich es richtig verstanden?

Habe ich es richtig verstanden? Ihr Name ist Michael Müller, M-Ü-L-L-E-R, und Ihre Telefonnummer ist 555-222-1111, richtig?

Darum bitten, dass etwas erledigt wird

Wenn Sie möchten, dass Ihr Gesprächspartner etwas erledigt, ist es wichtig, höflich zu sein. „Könnte“ und „Bitte“ sind Zauberwörter in der deutschen Sprache.

25. Könnten Sie mir eine E-Mail mit dem detaillierten Angebot schicken?
26. Könnten Sie mir den Bericht bitte noch einmal schicken?

Handlungen ankündigen

Denken Sie daran, dass nach Begriffen wie „wenn“ oder „sobald“ im Deutschen kein Futur steht.

27. Sobald er wieder da ist werde ich ihn darum bitten, Sie zurückzurufen.
28. Ich schicke Ihnen den Bericht so schnell wie möglich zu.

Das Telefongespräch abschließen

Vergessen Sie nicht, sich bei Ihrem Gesprächspartner für das Telefonat und seine/ihre Hilfe zu bedanken. Dies können Sie auf unterschiedliche Weise ausdrücken.

29. Vielen Dank für Ihre Hilfe.
30. Vielen Dank für Ihren Anruf.

 

 

Sprachtipp

Sie kennen vielleicht das Wort Heimweh: die Sehnsucht nach dem Zuhause. Im Deutschen gibt es dafür sogar ein Antonym: Fernweh. Es beschreibt die Sehnsucht nach fernen Ländern.